Las facturas son documentos "casi" obligatorios que tenemos que ofrecer a nuestros clientes cuando hacen una compra en nuestra tienda online. De por si, son la garantía que le ofrecemos al cliente si quieren cambiar o solicitar la devolución de un producto.
Podríamos hacer las facturas a mano y luego enviarlas a nuestros clientes por correo electrónico. Eso estaría bien si vendemos pocos productos pero, si nuestra tienda vende mucho, sería un incordio hacer una a una cada factura para luego enviarlas.
Es por esto que necesitamos un sistema automatizado de creación de facturas en WooCommerce para ahorrarnos tiempo y dinero.
WooCommerce, por defecto, no ofrece un sistema de creación de facturas automatizado y este, se podría decir, que es su mayor fallo.
Además de este fallo, presenta otros, con los que deberíamos contar, para crear facturas en WooCommerce:
Para subsanar todos estos inconvenientes es necesario instalar algunos plugins adicionales.
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El plugin más utilizado para crear facturas en WooCommerce es WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips. Es un plugin gratuito que podemos instalar desde el repositorio de plugins de WordPress.
https://es.wordpress.org/plugins/woocommerce-pdf-invoices-packing-slips/
Para instalar el plugin:
Una vez activo el plugin, podemos configurarlo mediante el asistente de configuración que el plugin nos ofrece. Nos podemos saltar el asistente haciendo clic en el enlace Soy el asistente para configurarlo manualmente.
Dirígete al apartado WooCommerce >> Facturas PDF.
En esta pestaña podemos configurar los ajustes generales del plugin.
Es muy importante que el nombre de al tienda y la dirección de la tienda contengan los datos legales de nuestro negocio para que queden reflejados en la factura.
En esta pestaña podemos configurar el comportamiento y contenido de la factura. Lo primero que nos encontramos en esta pestaña son los tipos de documentos que se pueden crear con este plugin: Factura y Albarán.
Básicamente un albarán no es más que un documento que acredita la entrega de un pedido. No es una factura.
Este documento es el que tendríamos que enviar a la empresa de envíos cuando realice la entrega pero, casi todas las empresas de envío actuales (MRW, DHL,...) generan sus propios albaranes por lo que no tendría sentido generar los nuestros.
Como recomendación sería mejor que el plugin no creara albaranes para no tener que gestionar tantos documentos en nuestra tienda online. Para esto, haz clic en el enlace Albarán y desmarca la casilla Activar.
Volviendo a lo que nos interesa, vamos a ver cómo se configura la factura.
Cuando un cliente hace una compra en nuestra tienda online, por defecto, WooCommerce crea un pedido con el estado Procesando y se envía el correo electrónico Procesando tu pedido.
Si marcamos la casilla Procesando tu pedido, se genera una factura y se envía al cliente. El problema está si en nuestra tienda online ofrecemos Transferencia bancaria como pasarela de pago. Puede que el cliente realice el pago pero puede que no.
Si el cliente no realiza el pago y el pedido se cancela, igualmente la factura ya se ha generado y tendríamos que hacer una factura rectificativa para poder gestionar correctamente la contabilidad de nuestro negocio y esto sería mucho lío.
Para evitar todo esto, lo más recomendable es marcar solamente la casilla Pedido completado ya que es el correo que se envía cuando se ha recibido el pago y se da por finalizada la transacción.
Esto se podría complicar un poco más si hay que hacer devoluciones (por eso podemos marcar más casillas) pero de momento vamos a ver el caso más básico que es la finalidad de esta lección.
Lectura recomendada...
En la lección, pedidos en WooCommerce, puedes encontrar información adicional sobre los correos electrónicos que envía WooCommerce y los estados de los pedidos en una tienda online.
Estas 2 últimas opciones son muy importantes ya que tienen efecto a nivel legal y en la contabilidad.
Por ejemplo, en España se declaran los impuestos cada 3 meses. Si el cliente ha realizado una compra el día 31 de marzo y, la factura se crea el día siguiente (1 de abril), esta factura no se podrá declarar en el primer trimestre sino en el siguiente.
La finalidad de usar este plugin es que podemos crear facturas con numeración personalizada y consecutiva que es obligatorio cuando declaramos los impuestos.
Como puedes apreciar el campo está bloqueado para que no se pueda modificar la numeración. Sin embargo, haciendo clic en el icono del lápiz, se podría modificar si, por ejemplo, hemos estado creando facturas manualmente y ahora queremos que lo haga el plugin automáticamente.
Es muy importante que, una vez comencemos a generar facturas en nuestra tienda online, no se modifique este campo porque se podrían generar facturas duplicadas o dejaran de ser consecutivas.
La numeración de las facturas viene dada por el siguiente formato:
Prefijo + Relleno + Número de la factura + Sufijo
En el campo Prefijo podemos usar los shortcodes [invoice_year] y [invoice_month] para personalizar las facturas con el año y mes en curso que haría que las facturas sean siempre únicas.
El Sufijo es opcional pero podríamos utilizarlo si gestionamos facturas físicas independientes de las facturas online.
El número que indiquemos en el campo Relleno, será la cantidad de dígitos que debe tener el número de la factura. Si el número actual no tiene esa cantidad de dígitos, se rellenará con ceros hasta completar el formato.
Imagínate que se genera la factura 182 el día 20 de Marzo de 2020, hemos indicado el código ES en el campo sufijo y 5 en el campo Relleno. Entonces, la factura tendría la siguiente numeración:
Factura Nº: 20200300182ES
Si en la opción Adjuntar a: hemos marcado la casilla Pedido completado, en esta opción podemos seleccionar Solo cuando se haya creado/enviado una factura.
Así nos aseguramos que el cliente solo podrá tener acceso a descargar la factura desde la página Mi cuenta cuando hayamos confirmado el pago del pedido.
En caso contrario, selecciona Solo para estados de pedido específicos (definir abajo) y selecciona el estado en el que debe estar el pedido para que el cliente tenga acceso a descargar la factura desde la página Mi cuenta.
Igualmente podríamos seleccionar Siempre o Nunca si queremos o no que se pueda descargar la factura desde esta página.
Una vez hayas finalizado la configuración, haz clic en Guardar los cambios para que el plugin comience a generar facturas automáticamente.
En esta pestaña podemos configurar otros ajustes avanzados del plugin.
En el apartado WooCommerce >> Ajustes, pestaña Cuentas y privacidad, podemos hacer que nuestros clientes puedan crear una cuenta al realizar una compra y/o que puedan comprar como invitados.
Puedes encontrar información adicional en la lección pedidos en WooCommerce que te he recomendado en el punto 2-II.
Como comentamos al inicio de esta lección, para que las facturas sean legales cuando el cliente es autónomo (freelance) o empresa, es necesario que aparezca un número de identificación fiscal en las facturas.
Por lo menos esto suele ser así en España aunque es posible que en otros países también suceda lo mismo.
Vamos a definir algunos términos:
WooCommerce no ofrece la opción de incluir este campo y, el plugin WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips, tampoco. Por lo tanto, y como casi siempre, instalar un plugin es la mejor opción.
El plugin que vamos a utilizar se llama WC – APG Campo NIF/CIF/NIE. Es un plugin gratuito que podemos instalar desde el repositorio de plugins de WordPress y es 100% compatible con el plugin WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips.
https://es.wordpress.org/plugins/wc-apg-nifcifnie-field/
Para instalar el plugin:
Una vez activo el plugin, dirígete al apartado WooCommerce >> Campo NIF/CIF/NIE para configurar el funcionamiento del plugin.
Esta opción es muy importante y, te recomiendo que la marques, ya que previene que un cliente ingrese mal el NIF/CIF/NIE. De esta forma nos aseguramos que la factura va a contener los datos correctamente.
Una limitación que presenta este plugin y, según indican los autores, es que la validación solo funciona en tiendas online españolas y este dato solo aparecerá en las facturas si el usuario es de España. No funciona para otros países.
Este campo solo es necesario si tenemos una tienda online en cualquier país de la UE y vendemos a cualquier país del mundo incluidos los de la UE.
En la entrada, impuestos en la Unión Europea, puedes encontrar información actualizada sobre la gestión de impuestos para venta de productos digitales en Europa.
Después de haber instalado y configurado estos 2 fantásticos plugins, vamos a hacer la simulación de una compra en una tienda online y veremos que sucede del lado del cliente y del lado del administrador de la tienda.
El cliente llega a nuestra tienda online, encuentra el artículo que estaba buscando, lo añade al carrito y se dirige a la página de pago. Rellena todos los datos, incluyendo el nombre de la empresa y el NIF/CIF/NIE, y realiza el pedido.
Una vez realiza el pago, WooCommerce le muestra el resumen de la compra.
Como el cliente ha tenido que crear una cuenta, ahora tiene acceso al apartado Mi cuenta donde podrá gestionar todos sus datos personales, direcciones de facturación y envío y detalles de su compra.
En la pestaña Direcciones podrá visualizar y editar su NIF/CIF/NIE.
Adicionalmente el cliente ha recibido 2 correos electrónicos:
En ninguno de estos 2 correos electrónicos el cliente ha recibido la factura porque el pedido se ha creado con el estado Procesando.
El administrador de la tienda, lo primero que se va a encontrar es un nuevo usuario en el apartado Usuarios. Este se va a diferenciar del resto de usuarios por tener el perfil de Cliente.
Si accedemos al perfil del cliente, en la dirección de pedido y de envío, veremos el campo NIF/CIF/NIE.
Dirígete al apartado WooCommerce >> Pedidos para ver el nuevo pedido.
Para visualizar todos los detalles del envío, haz clic en la pestaña Opciones de envío, marca las casillas de las columnas que quieras visualizar y haz clic en Aplicar.
En la columna Acciones podremos ver un icono PDF que corresponde a la factura del pedido. En la columna Número de factura, aún no se ha asignado un número ya que no se ha generado la factura.
Si hacemos clic sobre el icono del PDF, se generará la factura y podremos visualizarla pero no se enviará al cliente hasta que el pedido no cambie al estado Completado.
Se ha generado la factura 20200300001:
Está correcto porque así es como lo hemos configurado anteriormente.
Si hacemos clic en el pedido accedemos a todos los detalles del pedido donde podemos editar casi cualquier dato relacionado con el pedido y el cliente.
Adicionalmente hemos recibido un correo electrónico, Nuevo pedido, con el resumen del pedido.
Cuando hayamos confirmado el pago, tenemos que cambiar el estado del pedido a Completado.
Para esto, dirígete al apartado Pedidos y haz clic en el icono del check en la columna Acciones.
Una vez hayamos marcado el pedido como Completado, el cliente recibirá el correo electrónico Pedido completado, agradeciendo su compra con el resumen final del pedido y, adjunto al correo, la factura de la compra.
Desde la pestaña Pedidos de la página Mi cuenta, el cliente podrá descargar la factura cuando quiera.
Dirígete al apartado WooCommerce >> Facturas PDF y podrás apreciar que el campo Siguiente número de la factura (sin prefijo/sufijo, etc.) ahora indica 2 que sería el número de la siguiente factura.
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Crear facturas en WooCommerce es una tarea muy sencilla y mecánica que se puede automatizar con la instalación, y correcta configuración, de 2 sencillos plugins gratuitos.
Además, contar con un sistema que genere facturas automatizadas en nuestra tienda online, es una excelente opción ya que nos ahorrará mucho trabajo y tiempo y nos facilitará las labores de declaración de impuestos y contabilidad.
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Gracias por el tutorial, veo un problema y es que genera las facturas de los pedidos anteriores y la numeración está al revés. Es decir la nº1 es la que corresponde al último pedido.
Aunque desactive las casillas del correo electrónico y el nº de teléfono siguen apareciendo en las facturas que genera.
Hola Roma, es muy raro porque no debería pasar eso. Es posible que se deba a alguna actualización del plugins. Saludos!