¬ŅC√≥mo crear facturas en WooCommerce?

Las facturas son documentos "casi" obligatorios que tenemos que ofrecer a nuestros clientes cuando hacen una compra en nuestra tienda online. De por si, son la garantía que le ofrecemos al cliente si quieren cambiar o solicitar la devolución de un producto.

Podríamos hacer las facturas a mano y luego enviarlas a nuestros clientes por correo electrónico. Eso estaría bien si vendemos pocos productos pero, si nuestra tienda vende mucho, sería un incordio hacer una a una cada factura para luego enviarlas.

Es por esto que necesitamos un sistema automatizado de creación de facturas en WooCommerce para ahorrarnos tiempo y dinero.

√ćndice del contenido
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    1. Crear facturas en WooCommerce

    WooCommerce, por defecto, no ofrece un sistema de creación de facturas automatizado y este, se podría decir, que es su mayor fallo.

    Además de este fallo, presenta otros, con los que deberíamos contar, para crear facturas en WooCommerce:

    Para subsanar todos estos inconvenientes es necesario instalar algunos plugins adicionales.

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    2. Instalar un plugin para crear facturas en WooCommerce

    El plugin m√°s utilizado para crear facturas en WooCommerce es WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips. Es un plugin gratuito que podemos instalar desde el repositorio de plugins de WordPress.

    Para instalar el plugin:

    1. Dir√≠gete al apartado¬†Plugins >> A√Īadir nuevo.
    2. En el campo de b√ļsqueda escribe PDF Invoices.
    3. Haz clic en Instalar ahora y seguidamente en Activar.

    Una vez activo el plugin, podemos configurarlo mediante el asistente de configuración que el plugin nos ofrece. Nos podemos saltar el asistente haciendo clic en el enlace Soy el asistente para configurarlo manualmente.

    Dirígete al apartado WooCommerce >> Facturas PDF.

    I. General

    En esta pesta√Īa podemos configurar los ajustes generales del plugin.

    Ajustes generales del plugin WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips
    Ajustes generales del plugin WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips

    Es muy importante que el nombre de al tienda y la dirección de la tienda contengan los datos legales de nuestro negocio para que queden reflejados en la factura.

    Ajustes generales del plugin WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips
    Ajustes generales del plugin WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips

    II. Documentos

    En esta pesta√Īa podemos configurar el comportamiento y contenido de la factura. Lo primero que nos encontramos en esta pesta√Īa son los tipos de documentos que se pueden crear con este plugin: Factura y Albar√°n.

    B√°sicamente un albar√°n no es m√°s que un documento que acredita la entrega de un pedido. No es una factura.

    Este documento es el que tendríamos que enviar a la empresa de envíos cuando realice la entrega pero, casi todas las empresas de envío actuales (MRW, DHL,...) generan sus propios albaranes por lo que no tendría sentido generar los nuestros.

    Como recomendación sería mejor que el plugin no creara albaranes para no tener que gestionar tantos documentos en nuestra tienda online. Para esto, haz clic en el enlace Albarán y desmarca la casilla Activar.

    Volviendo a lo que nos interesa, vamos a ver cómo se configura la factura.

    Cuando un cliente hace una compra en nuestra tienda online, por defecto, WooCommerce crea un pedido con el estado Procesando y se envía el correo electrónico Procesando tu pedido.

    Si marcamos la casilla Procesando tu pedido, se genera una factura y se envía al cliente. El problema está si en nuestra tienda online ofrecemos Transferencia bancaria como pasarela de pago. Puede que el cliente realice el pago pero puede que no.

    Si el cliente no realiza el pago y el pedido se cancela, igualmente la factura ya se ha generado y tendríamos que hacer una factura rectificativa para poder gestionar correctamente la contabilidad de nuestro negocio y esto sería mucho lío.

    Para evitar todo esto, lo más recomendable es marcar solamente la casilla Pedido completado ya que es el correo que se envía cuando se ha recibido el pago y se da por finalizada la transacción.

    Esto se podría complicar un poco más si hay que hacer devoluciones (por eso podemos marcar más casillas) pero de momento vamos a ver el caso más básico que es la finalidad de esta lección.

    Lectura recomendada...

    En la lección, pedidos en WooCommerce, puedes encontrar información adicional sobre los correos electrónicos que envía WooCommerce y los estados de los pedidos en una tienda online.

    Ajustes de la factura con el plugin WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips
    Ajustes de la factura con el plugin WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips

    Estas 2 √ļltimas opciones son muy importantes ya que tienen efecto a nivel legal y en la contabilidad.

    • Mostrar la fecha de factura: lo m√°s recomendable es seleccionar Fecha de factura ya que es la que tendr√° validez legal.

    Por ejemplo, en Espa√Īa se declaran los impuestos cada 3 meses. Si el cliente ha realizado una compra el d√≠a 31 de marzo y, la factura se crea el d√≠a siguiente (1 de abril), esta factura no se podr√° declarar en el primer trimestre sino en el siguiente.

    • Mostrar n√ļmero de factura: lo m√°s recomendable es seleccionar N√ļmero de factura ya que los n√ļmeros de pedidos no suelen ser consecutivos.

    La finalidad de usar este plugin es que podemos crear facturas con numeración personalizada y consecutiva que es obligatorio cuando declaramos los impuestos.

    Ajustes de la factura con el plugin WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips
    Ajustes de la factura con el plugin WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips

    Como puedes apreciar el campo está bloqueado para que no se pueda modificar la numeración. Sin embargo, haciendo clic en el icono del lápiz, se podría modificar si, por ejemplo, hemos estado creando facturas manualmente y ahora queremos que lo haga el plugin automáticamente.

    Es muy importante que, una vez comencemos a generar facturas en nuestra tienda online, no se modifique este campo porque se podrían generar facturas duplicadas o dejaran de ser consecutivas.

    La numeración de las facturas viene dada por el siguiente formato:

    Prefijo + Relleno + N√ļmero de la factura + Sufijo

    En el campo Prefijo podemos usar los shortcodes [invoice_year] y [invoice_month] para personalizar las facturas con el a√Īo y mes en curso que har√≠a que las facturas sean siempre √ļnicas.

    El Sufijo es opcional pero podríamos utilizarlo si gestionamos facturas físicas independientes de las facturas online.

    El n√ļmero que indiquemos en el campo Relleno, ser√° la cantidad de d√≠gitos que debe tener el n√ļmero de la factura. Si el n√ļmero actual no tiene esa cantidad de d√≠gitos, se rellenar√° con ceros hasta completar el formato.

    Imagínate que se genera la factura 182 el día 20 de Marzo de 2020, hemos indicado el código ES en el campo sufijo y 5 en el campo Relleno. Entonces, la factura tendría la siguiente numeración:

    Factura N¬ļ: 20200300182ES

    Ajustes de la factura con el plugin WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips
    Ajustes de la factura con el plugin WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips

    Si en la opción Adjuntar a: hemos marcado la casilla Pedido completado, en esta opción podemos seleccionar Solo cuando se haya creado/enviado una factura.

    Así nos aseguramos que el cliente solo podrá tener acceso a descargar la factura desde la página Mi cuenta cuando hayamos confirmado el pago del pedido.

    En caso contrario, selecciona Solo para estados de pedido específicos (definir abajo) y selecciona el estado en el que debe estar el pedido para que el cliente tenga acceso a descargar la factura desde la página Mi cuenta.

    Igualmente podríamos seleccionar Siempre o Nunca si queremos o no que se pueda descargar la factura desde esta página.

    Ajustes de la factura con el plugin WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips
    Ajustes de la factura con el plugin WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips
    Ajustes de la factura con el plugin WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips
    Ajustes de la factura con el plugin WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips

    Una vez hayas finalizado la configuración, haz clic en Guardar los cambios para que el plugin comience a generar facturas automáticamente.

    III. Estado

    En esta pesta√Īa podemos configurar otros ajustes avanzados del plugin.

    En el apartado WooCommerce >> Ajustes, pesta√Īa Cuentas y privacidad, podemos hacer que nuestros clientes puedan crear una cuenta al realizar una compra y/o que puedan comprar como invitados.

    Puedes encontrar información adicional en la lección pedidos en WooCommerce que te he recomendado en el punto 2-II.

    Ajustes de estado del plugin WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips
    Ajustes de estado del plugin WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips

    3. A√Īadir el NIF/CIF/NIE a una factura en WooCommerce

    Como comentamos al inicio de esta lecci√≥n, para que las facturas sean legales cuando el cliente es aut√≥nomo (freelance) o empresa, es necesario que aparezca un n√ļmero de identificaci√≥n fiscal en las facturas.

    Por lo menos esto suele ser as√≠ en Espa√Īa aunque es posible que en otros pa√≠ses tambi√©n suceda lo mismo.

    Vamos a definir algunos términos:

    • DNI: Este es el n√ļmero de identificaci√≥n de los ciudadanos espa√Īoles (como la c√©dula en otros pa√≠ses). Cuando un ciudadano espa√Īol se hace aut√≥nomo, el DNI se convierte en NIF y es v√°lido para efectos fiscales.
    • NIE: Este es el n√ļmero de identificaci√≥n de los extranjeros en Espa√Īa. Cuando un extranjero se hace aut√≥nomo, este n√ļmero es v√°lido para efectos fiscales.
    • CIF. Este es el n√ļmero de identificaci√≥n fiscal de las empresas en Espa√Īa.
    • VIES. Este es el n√ļmero de IVA Intracomunitario, que utiliza cualquier ciudadano de la UE que sea aut√≥nomo o empresa, para ahorrarse el IVA cuando realiza compras a otros pa√≠ses de la UE.

    WooCommerce no ofrece la opción de incluir este campo y, el plugin WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips, tampoco. Por lo tanto, y como casi siempre, instalar un plugin es la mejor opción.

    El plugin que vamos a utilizar se llama WC ‚Äď APG Campo NIF/CIF/NIE. Es un plugin gratuito que podemos instalar desde el repositorio de plugins de WordPress y es 100% compatible con el plugin WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips.

    Para instalar el plugin:

    1. Dir√≠gete al apartado¬†Plugins >> A√Īadir nuevo.
    2. En el campo de b√ļsqueda escribe NIF.
    3. Haz clic en Instalar ahora y seguidamente en Activar.

    Una vez activo el plugin, dirígete al apartado WooCommerce >> Campo NIF/CIF/NIE para configurar el funcionamiento del plugin.

    Esta opción es muy importante y, te recomiendo que la marques, ya que previene que un cliente ingrese mal el NIF/CIF/NIE. De esta forma nos aseguramos que la factura va a contener los datos correctamente.

    Una limitaci√≥n que presenta este plugin y, seg√ļn indican los autores, es que¬†la validaci√≥n solo funciona en tiendas online espa√Īolas y este dato solo aparecer√° en las facturas si el usuario es de Espa√Īa. No funciona para otros pa√≠ses.

    Este campo solo es necesario si tenemos una tienda online en cualquier país de la UE y vendemos a cualquier país del mundo incluidos los de la UE.

    En la entrada, impuestos en la Unión Europea, puedes encontrar información actualizada sobre la gestión de impuestos para venta de productos digitales en Europa.

    Ajustes del plugin WC ‚Äď APG Campo NIF/CIF/NIE
    Ajustes del plugin WC ‚Äď APG Campo NIF/CIF/NIE

    4. Gestionar un pedido en nuestra tienda online

    Después de haber instalado y configurado estos 2 fantásticos plugins, vamos a hacer la simulación de una compra en una tienda online y veremos que sucede del lado del cliente y del lado del administrador de la tienda.

    4.1 El cliente realiza una compra

    El cliente llega a nuestra tienda online, encuentra el art√≠culo que estaba buscando,¬†lo a√Īade al carrito y se dirige a la p√°gina de pago. Rellena todos los datos, incluyendo el nombre de la empresa y el NIF/CIF/NIE, y realiza el pedido.

    Finalizando la compra de un producto en nuestra tienda online
    Finalizando la compra de un producto en nuestra tienda online

    Una vez realiza el pago, WooCommerce le muestra el resumen de la compra.

    Resumen de una compra en nuestra tienda online
    Resumen de una compra en nuestra tienda online

    Como el cliente ha tenido que crear una cuenta, ahora tiene acceso al apartado Mi cuenta donde podrá gestionar todos sus datos personales, direcciones de facturación y envío y detalles de su compra.

    En la pesta√Īa Direcciones podr√° visualizar y editar su NIF/CIF/NIE.

    P√°gina Mi cuenta al registrarse en una tienda online
    P√°gina Mi cuenta al registrarse en una tienda online

    Adicionalmente el cliente ha recibido 2 correos electrónicos:

    • Nueva cuenta: un correo de bienvenida indic√°ndole que la cuenta se ha creado con √©xito.
    • Procesando tu pedido: un correo indic√°ndole que hemos recibido su pedido y que se est√° procesando.
    Correo electrónico de confirmación de la compra en WooCommerce
    Correo electrónico de confirmación de la compra en WooCommerce

    En ninguno de estos 2 correos electrónicos el cliente ha recibido la factura porque el pedido se ha creado con el estado Procesando.

    4.2 El administrador recibe un pedido

    El administrador de la tienda, lo primero que se va a encontrar es un nuevo usuario en el apartado Usuarios. Este se va a diferenciar del resto de usuarios por tener el perfil de Cliente.

    Usuario registrado en una tienda online como cliente
    Usuario registrado en una tienda online como cliente

    Si accedemos al perfil del cliente, en la dirección de pedido y de envío, veremos el campo NIF/CIF/NIE.

    Perfil de un usuario en WordPress
    Perfil de un usuario en WordPress

    Dirígete al apartado WooCommerce >> Pedidos para ver el nuevo pedido.

    Para visualizar todos los detalles del env√≠o, haz clic en la pesta√Īa Opciones de env√≠o, marca las casillas de las columnas que quieras visualizar y haz clic en Aplicar.

    Nuevo pedido en una tienda online
    Nuevo pedido en una tienda online

    En la columna Acciones podremos ver un icono PDF que corresponde a la factura del pedido. En la columna N√ļmero de factura, a√ļn no se ha asignado un n√ļmero ya que no se ha generado la factura.

    Si hacemos clic sobre el icono del PDF, se generar√° la factura y podremos visualizarla pero no se enviar√° al cliente hasta que el pedido no cambie al estado Completado.

    Factura creada en WooCommerce
    Factura creada en WooCommerce

    Se ha generado la factura 20200300001:

    • Prefijo: 2020 ([invoice_year]) + 03 ([invoice_month]).
    • Relleno: 5 (5 d√≠gitos que equivalen a los 4 ceros m√°s el n√ļmero de factura que es 1 d√≠gito).
    • N√ļmero de factura: 1.

    Está correcto porque así es como lo hemos configurado anteriormente.

    Si hacemos clic en el pedido accedemos a todos los detalles del pedido donde podemos editar casi cualquier dato relacionado con el pedido y el cliente.

    Detalles del pedido en una tienda online
    Detalles del pedido en una tienda online

    Adicionalmente hemos recibido un correo electrónico, Nuevo pedido, con el resumen del pedido.

    Correo electrónico de un pedido nuevo en WooCommerce
    Correo electrónico de un pedido nuevo en WooCommerce

    Cuando hayamos confirmado el pago, tenemos que cambiar el estado del pedido a Completado.

    Para esto, dirígete al apartado Pedidos y haz clic en el icono del check en la columna Acciones.

    Pedido Completado en una tienda online
    Pedido Completado en una tienda online

    Una vez hayamos marcado el pedido como Completado, el cliente recibirá el correo electrónico Pedido completado, agradeciendo su compra con el resumen final del pedido y, adjunto al correo, la factura de la compra.

    Correo electrónico de un pedido completado en WooCommerce con la factura adjunta
    Correo electrónico de un pedido completado en WooCommerce con la factura adjunta

    Desde la pesta√Īa Pedidos de la p√°gina Mi cuenta, el cliente podr√° descargar la factura cuando quiera.

    Descargar la factura desde la p√°gina Mi cuenta
    Descargar la factura desde la p√°gina Mi cuenta

    Dir√≠gete al apartado WooCommerce >> Facturas PDF y podr√°s apreciar que el campo Siguiente n√ļmero de la factura (sin prefijo/sufijo, etc.) ahora indica 2 que ser√≠a el n√ļmero de la siguiente factura.

    Incremento de la numeración en las facturas
    Incremento de la numeración en las facturas

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    5. Conclusión

    Crear facturas en WooCommerce es una tarea muy sencilla y mecánica que se puede automatizar con la instalación, y correcta configuración, de 2 sencillos plugins gratuitos.

    Además, contar con un sistema que genere facturas automatizadas en nuestra tienda online, es una excelente opción ya que nos ahorrará mucho trabajo y tiempo y nos facilitará las labores de declaración de impuestos y contabilidad.

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    Romà

    Aunque desactive las casillas del correo electr√≥nico y el n¬ļ de tel√©fono siguen apareciendo en las facturas que genera.

    Gian Oliveira

    Hola Roma, es muy raro porque no debería pasar eso. Es posible que se deba a alguna actualización del plugins. Saludos!

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